作者：東莞市汗馬文化 來源：www.watersieve.com
電視電話會議具有覆蓋面廣，組織便捷、務(wù)實高效等特點。通過總結(jié)電視電話會議組織服務(wù)的經(jīng)驗做法，嘗試探索其中規(guī)律，以期組織服務(wù)工作更加規(guī)范、嚴(yán)密、順暢。
合理選擇會場
大型電視電話會議一般設(shè)一個主會場、若干分會場。各會場的選擇要根據(jù)會議形式、規(guī)模、技術(shù)條件和配套服務(wù)等因素綜合確定，注意是否具備電視電話會議專用線路、設(shè)備、或是否具備臨時架設(shè)相關(guān)設(shè)備的技術(shù)條件，涉密會議還要充分考慮安全、保密等因素。
會場一般設(shè)置獨立的主席臺，高度、寬度、進(jìn)深應(yīng)當(dāng)合適，對面及兩側(cè)有足夠空間布置各類屏幕，其次要有空間適宜的臺下會場，大小應(yīng)滿足參會人數(shù)需要，盡量方正，會場前排與主席臺之間要留有適當(dāng)距離。
會場布置
重點考慮兩個方面：一方面是供主席臺就座人員觀看的屏幕。一般設(shè)置在主席臺與臺下會場第一排之間位置，且不能對主席臺與臺下會場人員之間目光交流造成影響。若主席臺較寬，應(yīng)多設(shè)置幾塊屏幕，左右對稱，避免主席臺就座人員轉(zhuǎn)頭向側(cè)面觀看。若主席臺與臺下會場這間距離不夠，也可將屏幕設(shè)置在會場正后方，屏幕尺寸應(yīng)滿足清晰觀看需要，高度要適宜。另一方面是供主會場臺下就座人員觀看的屏幕。一般布置在兩個區(qū)域，一是在主席臺兩側(cè)，面向臺下會場，尺寸高度應(yīng)滿足整個會場尤其是后排人員清晰觀看需要，二是在主席臺與臺下會場第一排之間，方便臺下前排就座人員觀看，避免前排人員頻繁轉(zhuǎn)頭向側(cè)面觀看。
精心做好現(xiàn)場服務(wù)
現(xiàn)場服務(wù)的主要任務(wù)是確保會議各項議程按既定方案執(zhí)行，維護(hù)好會場秩序，對出現(xiàn)的特殊情況及時應(yīng)對處理，確保會議效果。會前1小時左右應(yīng)再次與會場進(jìn)行聯(lián)調(diào)聯(lián)試，對會議各要素進(jìn)行最后的檢查落實。檢查完畢后至領(lǐng)導(dǎo)同志入場前的準(zhǔn)備時間，會場音頻和畫面可先切走，播放備用視頻，待會議即將開始前再同步顯示，會議開始后應(yīng)密切關(guān)注會議進(jìn)程并提前作好相關(guān)準(zhǔn)備。
